广州年会活动策划成本如何控制？

行业解读

广州年会活动策划成本如何控制？

2022-04-01 10:11:34
来源：全域影视传媒作者：chnvcr

年会活动，如何用最少的预算达到最好的活动效果？对于年会策划者，这是一个大难题。今天，全域影视传媒策划总监Ryan来教您怎么控制年会活动成本。

1）年会活动策划表演什么时候开始？
作为年会活动策划组织者，一定要提前跟演员沟通清楚，通常音乐表演或者娱乐活动要安排在客人预计到达的时间前至少15分钟开始，这样就不会出现冷场，要向演员强调必须在客人到达之前做好准备，有些演员档期较满则要提前做好安排。

2）如果年会活动策划到达高潮，是否需要演艺人员延长演出时间？
如果遇到需要延长时间的情况，年会活动策划负责人要向演员说清楚.有些地方聚会可以持续到22点，但要清楚是不是须要得到相关部门的找准。同时北京年会活动策划公司要清楚延长演出时间需要支付的费用，必须向乐队讲明在接到通知之前不能折走乐器设备。

3）年会活动策划设备的使用情况如何？
设备是精美的、粗劣的、还是年久未修的?是否符合公司形象？是否存在着这样或那样的问题？是否有不雅的图片或文字？不要到活动当天才猛然发现设备的质量不过关。广州宣传片拍摄

4）年会活动策划舞台上是否摆有公司标志的物品？
年会活动策划人员应该向经纪人咨询，如果舞台上摆有公司产品，某些明星可能会拒绝登台，因为这样看起来像是在为该产品做代言。因此，必须得到对方的书面同意或者使产品展台与表演的舞台区分开来。

5）是否需要化妆室？
所需要的化妆室数量与大小各是多少?是否有特殊要求,例如镜子、特殊照明、桌椅、衣架、储物间或茶点？如果娱乐节目中有动物表演，那么年会活动策划人员要确保活动中客人的安全，还要注意动物的喂养、饮水问题.如果需要的话要增加安保。

6）服装方面有什么要求？
演员应该如何着装，是盛装前来还是来到后再换衣服？如果他们人体彩绘或者化妆面积较大，他们是否需要单独的洗手间？化妆室是否需要采取安保措施？总之，演员的着装和举止方面的要求必须向签约的演员交代清楚。

7）是否有不宜演奏的歌曲？
了解乐队全部歌曲，制订活动中演奏的曲目表，之后再进行核查.要记住，你是顾客而顾客就是上帝，如果对方坚持演奏一些歌词或曲调对于活动不宜的歌曲，可以终止合同.无须去迁就那些自大狂。

8）一旦发生紧急情况，是否联系演员或演员公司与经纪人的固定电话和手机号？
必须知道上述人员的电话，如果在年会活动策划当天出现意外，应该知道找谁、去哪里找、如何最快找到。企业宣传片拍摄

9）年会活动策划设备什么时候到，安装需要多久时间？
年会活动策划布展时要了解设备的方式，以便确定是否需要为卸车停车做出特殊的安排.是否聘用了工会工人、支付了工会费用？年会活动策划设备安装是否随时可以进行？由谁来负责安装工作–是乐队、会场、还是我方，安装乐器并进行试音需要多长时间？
在进行年会活动策划场地布置和餐桌摆设之前，乐器设备必须安装到位，设备安装与会场内进行的其它工作如何协调？先后次序如何安排？

10）如何处理嘉宾的要求？
在处理嘉宾的要求时必须考虑到各方面的情况，例如，为了方便嘉宾在招待会上互相结识与交友，年会活动策划者可以安排了低缓的爵士乐，但是有嘉宾要听别的（如硬派摇滚），那么你希望主持人如何处理？例如，可以告诉嘉宾大会只准备了爵士乐，询问是否有比较喜欢的爵士乐手，改换音乐将会改变整个晚会的基调，之后再想回到原来的预期氛围则并非易事。

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